Die Grenze zwischen lokalem Entwurf und externem Dienst ziehen

Öffnen Sie das Original in einer lokalen Textverarbeitung oder erstellen Sie eine Arbeitskopie auf Ihrem Gerät. Dort können Sie Klardaten suchen und ersetzen, ohne sie zuerst in den KI-Dienst einzufügen.

Sobald Sie Text, Bild oder Datei an einen externen Dienst übertragen, gelten dessen Funktionen, Einstellungen und Datenschutzinformationen. Prüfen Sie diese für Ihren konkreten Dienst; verlassen Sie sich nicht auf eine allgemeine Aussage über „die KI“.

  • Lokal erledigen – Original öffnen, notwendige Passage auswählen, Platzhalter einsetzen, Zuordnung separat behalten
  • Extern nur übergeben – bereinigter Sachverhalt, gewünschte Aufgabe, erforderliche Format- und Sicherheitsregeln
  • Nicht übergeben – Zugangsdaten, vollständige Zahlungs- oder Ausweisdaten, unnötige Gesundheitsdaten, fremde vertrauliche Angaben
  • Nach Rückgabe lokal ergänzen – echte Namen, Vorgangsnummern und Kontaktdaten nur in der eigenen Endfassung

Vorher und nachher: mehr als nur den Namen ersetzen

Direkte Angaben wie Name, Anschrift, E-Mail-Adresse oder Vorgangsnummer sind leicht zu erkennen. Kontext kann trotzdem verraten, wer gemeint ist: eine sehr kleine Abteilung, ein seltenes Ereignis, ein genaues Datum oder die Kombination aus Arbeitgeber und Ort.

Verallgemeinern Sie solche Details, wenn sie für die Aufgabe keine Rolle spielen. Behalten Sie nur Merkmale, die die gewünschte Antwort tatsächlich verändern.

Bereinigte Arbeitsfassung mit weniger Wiedererkennung

Zu ungenau

Max Mustermann, einziger Schichtleiter der Filiale in Musterstadt, war am 17. Juni nach einer Herzoperation abwesend. Personalnummer 4711.

Besser vorbereitet

[BESCHÄFTIGTE PERSON] war an [DATUM] aus gesundheitlichen Gründen abwesend. Aufgabe: Formuliere eine neutrale Bitte um ein Gespräch. Keine Diagnose, Personalnummer oder Ortsangabe ergänzen.

Platzhalter sind eine Arbeitsmethode, keine Garantie

Eindeutige Marker wie [NAME], [DATUM], [ORT] oder [VORGANGSNUMMER] verhindern, dass die KI Lücken stillschweigend füllt. Die Zuordnung gehört in eine getrennte lokale Notiz, nicht in dieselbe Anfrage.

Wenn Sie die Zuordnung noch besitzen oder eine Person aus dem verbleibenden Kontext erkennbar ist, ist der Text nicht zwangsläufig anonym. Behandeln Sie die bereinigte Fassung deshalb weiterhin vorsichtig.

  • Notwendig? Braucht die Aufgabe dieses Detail überhaupt?
  • Direkt erkennbar? Name, Kontakt, Nummer oder eindeutige Kennung entfernen
  • Indirekt erkennbar? Seltene Rolle, genauer Ort, Datum und Ereignis gemeinsam prüfen
  • Fremde Daten? Angaben über Angehörige, Kundschaft oder Kolleginnen und Kollegen besonders kritisch prüfen

Auch Bilder, Dateinamen und Anhänge kontrollieren

Ein geschwärzter Absatz genügt nicht, wenn Dateiname, Kopfzeile, Bildhintergrund oder eine andere Seite dieselbe Information zeigt. Übertragen Sie nur den Ausschnitt, der für die Aufgabe nötig ist, und kontrollieren Sie die exportierte Fassung erneut.

Automatische Musterprüfungen können typische Nummern erkennen, aber keinen vollständigen Datenschutzcheck garantieren. Lesen Sie die komplette externe Fassung selbst, bevor Sie sie absenden.

Wichtig: Datenminimierung bedeutet: nur das für den Zweck angemessene und notwendige Maß verarbeiten. Bei besonderen oder fremden Daten im Zweifel nicht kopieren und fachlich klären.