Den relevanten Briefteil lesbar vorbereiten

Fotografieren oder kopieren Sie nicht automatisch die vollständige Akte. Für das Verständnis reichen häufig Betreff, der erklärende Absatz, eine genannte Bedingung und der Abschnitt mit dem verlangten nächsten Schritt.

Ersetzen Sie Namen, Anschrift, Kunden- oder Aktenzeichen, Bankdaten und andere nicht benötigte Identifikatoren. Überschriften, Absatzreihenfolge, Daten und einschränkende Wörter wie „wenn“, „nur“ oder „bis“ sollten erhalten bleiben, weil sie den Sinn beeinflussen können.

  • Behalten: Überschriften, Absatzreihenfolge, wörtlich genannte Termine und Bedingungen
  • Ersetzen: [NAME], [ANSCHRIFT], [AKTENZEICHEN], [KUNDENNUMMER]
  • Weglassen: Rückseiten, Anlagen oder frühere Schreiben, die für die konkrete Frage nicht nötig sind
  • Nie eingeben: Passwörter, PINs, TANs oder vollständige Zahlungsdaten

Das Vier-Teile-Muster für die Auswertung

Verlangen Sie keine pauschale Vereinfachung, sondern vier klar getrennte Ausgaben. Dadurch sehen Sie, was wirklich im Brief steht und an welcher Stelle die KI nur eine offene Frage formuliert.

Die vier Teile sind bewusst knapp: 1. Absender und Anlass. 2. Mitteilung oder Forderung. 3. Im Original genannte Daten, Fristen und Bedingungen. 4. Nächster Schritt, fehlende Unterlagen und Rückfragen.

Ein Auftrag, der Text und Interpretation trennt

Zu ungenau

Erklär mir den Brief und sag, was ich tun soll.

Besser vorbereitet

Arbeite ausschließlich mit dem anonymisierten Brief. Gib vier Teile aus: 1. Wer schreibt aus welchem Anlass? 2. Was wird mitgeteilt oder verlangt? 3. Welche Fristen, Zahlen und Bedingungen stehen wörtlich im Text? 4. Welche nächsten Schritte nennt der Brief und welche Fragen bleiben offen? Ergänze keine Rechtsfolge und keine Frist.

Frist, Folge und Handlung nicht vermischen

Ein Datum im Brief kann ein Ausstellungsdatum, Zahlungsziel, Termin oder bloßer Bezug auf ein früheres Ereignis sein. Lassen Sie die Fundstelle mit Absatz oder Überschrift nennen und prüfen Sie selbst, welche Funktion das Datum im Original hat.

Ebenso wichtig ist die Trennung zwischen „Der Brief verlangt …“ und „Die KI empfiehlt …“. Für die eigene Entscheidung zählt zuerst der Originalwortlaut. Bei Geld, Recht, Gesundheit oder Sozialleistungen sollten Sie unklare Folgen mit der zuständigen Stelle klären.

  • Wortlaut – Was steht tatsächlich dort?
  • Fundstelle – In welchem Absatz oder unter welcher Überschrift?
  • Bedeutung – Ist das Datum eine Frist, ein Termin oder nur eine Referenz?
  • Folge – Wird sie im Brief genannt oder lediglich vermutet?

Mit einer präzisen Rückfrage weiterarbeiten

Aus der Vier-Teile-Auswertung lässt sich eine kurze Rückfrage vorbereiten. Nennen Sie dabei den unklaren Satz und fragen Sie nur nach der Information, die Ihnen für den nächsten Schritt fehlt.

Beispiel: „Im Abschnitt [ÜBERSCHRIFT] wird [DATUM] genannt. Bitte teilen Sie mir mit, ob dies der Termin für [VORGANG] ist und welche Unterlagen dafür erforderlich sind.“ Ergänzen Sie echte Angaben erst lokal.

Wichtig: Eine KI-Zusammenfassung verändert weder den Inhalt noch die Verbindlichkeit des Originaldokuments.