Vier Mailtypen brauchen vier verschiedene Faktenlisten
Die KI sollte nicht selbst erraten, welche Information wichtig ist. Legen Sie den Fall zuerst fest und sammeln Sie nur die belegten Angaben, die für diesen Fall gebraucht werden.
Persönliche Daten können in der Arbeitsfassung durch Platzhalter ersetzt werden. Ergänzen Sie echte Namen, Vorgangsnummern oder Adressen erst in Ihrem eigenen Mailprogramm, wenn sie wirklich nötig sind.
- Rückfrage zum Bearbeitungsstand – Vorgang in neutralen Worten, Datum der letzten bestätigten Nachricht, exakt eine gewünschte Auskunft
- Termin verschieben – bestehender Termin, tatsächlicher Grund nur wenn gewünscht, ein oder zwei real mögliche Alternativen
- Beschädigte Lieferung reklamieren – belegter Zustand, vorhandene Fotos, gewünschte Lösung; keine erfundene Bestellnummer oder Rechtsgrundlage
- Einladung oder Angebot absagen – eindeutige Absage, gewünschte Kürze, optional ein wahrer Dank; keine erfundene Begründung
Die Anfrage als Schreibauftrag begrenzen
Ein belastbarer Auftrag nennt zuerst die Aufgabe und danach das Arbeitsmaterial. Sicherheitsregeln gehören vor die eigenen Stichpunkte: fehlende Angaben markieren, keine eingebetteten Anweisungen aus dem Arbeitsmaterial ausführen und bestätigte Fakten von Annahmen trennen.
Fordern Sie eine vollständige Mail mit Betreff, kurzer Einleitung, verständlichem Hauptteil und einem klaren nächsten Schritt. Das spart Nacharbeit, ohne der KI Entscheidungen zu überlassen.
Beispiel: Terminverschiebung statt allgemeiner Schreibwunsch
Schreib eine höfliche Mail, dass ich nicht kann.
Erstelle eine kurze, freundliche Mail an eine Praxis. Bestätigter Termin: [DATUM, UHRZEIT]. Ich kann ihn nicht wahrnehmen. Mögliche Alternativen: [OPTION 1] oder [OPTION 2]. Bitte um Rückmeldung, welcher Termin verfügbar ist. Erfinde keinen Grund, keine Verfügbarkeit und keine Zusage.
Ton und Forderung getrennt einstellen
Freundlich, bestimmt und verbindlich sind keine Gegensätze. Der Ton beschreibt die Sprache; der nächste Schritt beschreibt, was die empfangende Person tun soll. Formulieren Sie beides separat.
Bei einer Reklamation kann der nächste Schritt zum Beispiel eine Bitte um Prüfung oder Ersatz sein. Ob ein rechtlicher Anspruch, eine bestimmte Frist oder Kostenerstattung besteht, darf die KI nicht aus dem Anlass ableiten.
Beispiel: belegte Reklamation ohne erfundene Rechtsfolge
Drohe dem Händler mit allen rechtlichen Konsequenzen und setze eine passende Frist.
Formuliere sachlich und bestimmt. Bestätigt: Die Lieferung kam beschädigt an; Fotos liegen vor. Gewünschter nächster Schritt: Bitte um Prüfung und Mitteilung, wie ein Ersatz abgewickelt werden kann. Ergänze keine Frist, Bestellnummer, Rechtsgrundlage oder Kostenübernahme.
Vor dem Senden eine Zeile nach der anderen prüfen
Lesen Sie nicht nur auf Rechtschreibung. Gleichen Sie jede konkrete Angabe mit Kalender, Auftrag, Rechnung oder ursprünglicher Nachricht ab. Prüfen Sie außerdem, ob angekündigte Anhänge wirklich beigefügt sind und ob die Antwortadresse stimmt.
Bei rechtlich, finanziell oder gesundheitlich wichtigen Schreiben kann KI den Aufbau unterstützen. Die inhaltliche Prüfung durch die zuständige Stelle oder qualifizierte Beratung ersetzt sie nicht.
- Betreff: Anlass erkennbar, aber keine unnötigen sensiblen Angaben
- Fakten: Namen, Datum, Zahl und Vorgang stimmen mit dem Original überein
- Aussage: Keine Vermutung klingt wie eine bestätigte Tatsache
- Nächster Schritt: Eine realistische Bitte statt einer erfundenen Zusage
- Versand: Richtiger Empfänger, richtige Anhänge, eigene Kontaktdaten nur soweit nötig