Zuerst Anlass und Ziel klären

Notieren Sie, an wen die Nachricht geht, was tatsächlich passiert ist und welche Reaktion Sie wünschen. Trennen Sie bestätigte Fakten von Vermutungen. So muss die KI keine Lücken mit plausibel klingenden Details füllen.

Für eine Reklamation genügen meist Anlass, vorhandene Belege und die gewünschte Lösung. Namen, Bestellnummern und Anschriften lassen sich durch neutrale Platzhalter ersetzen.

  • Empfänger und Anlass
  • bestätigte Fakten
  • gewünschter Ton
  • klarer nächster Schritt
  • Angaben, die nicht ergänzt werden dürfen

Eine verständliche Anfrage stellen

Nennen Sie Aufgabe, Hintergrund und gewünschte Ausgabe. Fordern Sie ausdrücklich, fehlende Angaben als Rückfrage zu markieren und keine Fristen, Rechte oder Zusagen zu erfinden.

Schwache und bessere Anfrage

Zu ungenau

Schreib eine gute Reklamation.

Besser vorbereitet

Erstelle eine freundliche, bestimmte Reklamationsmail. Das Paket kam beschädigt an, Fotos liegen vor. Bitte um Ersatz. Erfinde keine Frist, Bestellnummer oder Rechtsgrundlage.

Den Entwurf selbst kontrollieren

Prüfen Sie Empfänger, Zahlen, Termine und jede konkrete Behauptung. Übernehmen Sie nur Formulierungen, die Sie selbst erklären und vertreten können.

Bei rechtlich wichtigen Schreiben kann KI strukturieren, aber keine fachliche Prüfung ersetzen.

  • Stimmen alle Fakten?
  • Passt der Ton?
  • Ist der nächste Schritt klar?
  • Sind persönliche Daten wirklich nötig?